Генератор деловых писем© Никита Культин, 2009
Генератор писем представляет собой надстройку для Microsoft Excel, которая позволяет автоматизировать процесс подготовки индивидуальных писем, например, приглашений, поздравлений или уведомлений.
Имена и адреса получателей выбираются из рабочей книги Microsoft Excel. Созданные письма отправляются в Microsoft Word, откуда их можно распечатать обычным образом.
Перед именем получателя может быть добавлено обращение "Уважаемый", в правильной форме (Уважаемый или Уважаемая).
Есть возможность генерации писем, предназначенных для пересылки в ЕВРО конвертах – адрес получателя печатается в правом верхнем углу листа так, чтобы после складывания листа он был виден в окошке конверта.
 Структура списка рассылки
Имена адресатов должны находится в первых трех столбцах листа рабочей книги (A – фамилия, B - имя, C - отчество) адреса – в третьей (D).
Генерация писем
Чтобы сгенерировать письма, надо:
выделить строки рабочей книги, в которых находятся имена адресатов, которым надо отправить письма
сделать щелчок на находящейся в панели инструментов Генератор писем кнопке Генератор писем
в появившемся окне Генератор писем ввести текст письма
щелчком на кнопке Выполнить активизировать процесс генерации писем
Сгенерированные письма отправляются в Microsoft Word. Чтобы их распечатать, переключитесь в окно Microsoft Word.
Шаблон письма
Письмо создается путем добавления к шаблону обращения "Уважаемый Имя Отчество!".
Например, чтобы получить письмо:
Уважаемый Степан Иванович!
Приглашаю Вас принять участие в заседании ученого совета, которое состоится 30 декабря в 16 часов в а. 326.
Уч. секретарь О.В. Петров
|
в поле Письмо надо ввести текст:
Приглашаю Вас принять участие в заседании ученого совета, которое состоится 30 декабря в 16 часов в а. 326.
Уч. секретарь О.В. Петров
|
Следует обратить внимание на то, что если в базе данных отчество адресата не указано, обращение "Уважаемый" не добавляется даже в том случае, если флажок Уважаемый установлен.
Генерация наклеек
Чтобы сгенерировать наклейки надо:
выделить строки рабочей книги, в которых находятся имена адресатов, которым надо отправить письма
сделать щелчок на находящейся в панели инструментов Генератор писем кнопке Наклейки
в появившемся окне Наклейки ввести имя отправителя и обратный адрес
щелчком на кнопке Выполнить активизировать процесс генерации наклеек
Сгенерированные наклейки (таблица, ячейки которых содержат текст наклеек) отправляются в Microsoft Word.
Установка
Совместимость
|